成都蒂森克虏伯公司费用报销流程设计

关键词：费用报销  领导审批  财务审核  报销流程

蒂森克虏伯电梯是世界三大电梯品牌之一，来自机械制造业王国 ——德国，蒂森电梯公司具有142年电梯生产历史，欧洲生产电梯最久的电梯公司，是蒂森克虏伯集团下属公司，蒂森克虏伯电梯是世界著名的载人运送系统成套设备供应商，其产品主要包括客运及货运升降梯、自动扶梯、人行步道、升降台、旅客登机桥等，并向客户提供相应的产品质量服务。

蒂森克虏伯电梯美观大方、性能优异，是高档电梯的典范，国内很多大型重点项目采用。且蒂森克虏伯电梯经久耐用、安全可靠，是其140年积累的最大特点，电梯设计寿命为25年，在良好的维修保养下与建筑具有相同寿命，且六重安全保障措施，多年来在市场竞争中具特色。

我所在的蒂森克虏伯电梯有限公司成都分公司是作为安装及维保的分公司,同时扩展为各种品牌电梯提供专业售后服务，目前，售后服务部员工超过200名，维修保养电梯数量超过2000台，是成都市内当之无愧的第一品牌。公司售后服务部沿袭了蒂森电梯在全球的策略，除维修保养本公司产品外，还大量维保其它品牌电梯及扶梯产品。这一切有赖于蒂森电梯在上海建立的蒂森克虏伯电梯在全球最大售后服务研发中心，在该中心的支持下，不但可以维保蒂森30多种电梯型号产品，几乎所有品牌电梯的维保及改造均可完成。我们公司的维修保养人员全部为蒂森电梯成都分公司员工，在进入我们公司的维保人员专门到工厂及重庆学习一个月，并在熟练老员工带徒一年后才独立上岗，这在成都电梯行业也是独树一帜的。蒂森电梯有限公司成都分公司针对人民南路及沿线片区，金沙及沿线片区项目较集中，专门设立大片维保分部，提供就近的服务，在超过20台的电梯项目设立电梯扶梯维保站，提供专门服务，保障电梯故障时尽快到现场。蒂森克虏伯电梯在成都市的电梯市场上处于领先优势，连续两年的销售量名列前茅，特别是高端电梯市场表现异常突出。

1、 负责每月公司及二级分公司费用报销初步审核工作，完成最终对员工费用报销金额的数据录入并制作明细表和汇总表。

2、 协助公司及二级分公司安装部门办理外出经营许可证明及相关资料。

3、 配合财务部会计人员完成办公室日常工作。

4、 负责收据及维保发票的开具。

二、 费用报销项目及相关制度

(一)其他福利费

1、 员工报销丧葬金需提供医院开具的死亡证明，说明与死者的关系，得到人事经理的签字批准并提供在死亡日期前后一个月的发票方可报销。

2、  结婚礼金则需提供结婚证的复印件。

3、  员工生小孩则需提供孩子的出生证明，包括出生日期和证件签发日期，加上孩子出生日前后一个月的发票可报销生育津贴1000元。

4、 内部聚餐包括区域技术交流和公司内部建设之类的部门聚餐，需经过各部门经理签字批准，由参与者中职位最高人员报销。

5、 加班费为30元每小时，员工在报销时需提供30元的餐饮发票，且发票只能是公司附近餐馆的发票，如是超市票必须是加班时间段的发票。

(二)交际应酬费

交际应酬费是企业为经营业务所需而支付的费用，必须使用专门的“交际应酬费”封面报销，切封面不能留空，金额不能涂改，经理预审时间应该大于交际实际发生时间，若部门经理未签字审批则需提供邮件说明。

1、 附上发票，交际应酬人均小于100欧元，礼品人均小于500欧元，发票必须有2个章，且发票号连号，若不连号则写情况说明由领导批准。

2、 交应费大于2000元的费用需总经理签字批准，区域总经理和区域项目经理除外。一般发生交际费是安装部门和销售部门还有个别项目经理居多，公司列有规定办公文员除了特殊情况不允许发生交际费用。

3、 交际应酬不能出现公职人员。

4、 交际应酬中的培训费用走公司的用款申请。

(三)市内交通费

1、出租车费，必须要有“出租车费用”封面，且封面金额只能加减不能涂改，一旦涂改，退回重新填写封面，由经理签字批准，不同职位出租车报销限额不同，超过限额由总经理批准报销。公司出租费用上限最高的一般是销售人员和维保区域主管是1200元或1000元，其余员工都是以500元作为限额。

2、车贴

车贴是公司在人事部申请及经理和人事部门批准的条件给员工报销每月油费的补贴，不同职位的员工车贴限额不同。如各个部门经理的车贴都是1500元作为标准。

(1)报车贴需附里程表，写明公里数，金额，部门经理签字批准。

(2)过路票、油票及停车票必须是当地的

(3)油票一年内有效由员工自己手写抬头，员工报销油费提供的定额发票，必须是两章且章清晰。

(4)公司司机车贴无限额报销，其余人员报销限额不同，不能超过限额。

3、私车公用

(1)须附三张表：车辆使用申请表、里程记录表和地图

(2)油票，油费计算为：单程*2-50+停车费+过路费

(四)移动通讯费

公司员工根据职位需要不同，手机话费报销限额不同，超出限额经理批准才可报销。如：办公文员及维保技术人员的报销额都是150元作为上限，销售人员是以400元作为上限报销。

1、 手机票的上网费和业务代收费不能报

2、 实名制

3、 增值业务费小于报销上限的30%，预存赠送金额未与人事部确认提供合约书不予报销，符合条件的员工还需提供赠送金额的定额发票。

4、 发票的计费区间必选在当月规定的报销区间内，一旦审核时不在规定区间不予报销。

(五)差旅费

差旅费是公司员工外出公干期间为完成任务所发生的合理费用，包括在途交通费、市内交通费、住宿费、出差津贴和交际费，且必须使用“差旅费”报销封面及员工出差日常报告单。安装调试人员产生的差旅费用一般是最多的。

1、 员工出差使用交通工具为火车、汽车、飞机等，在出差地办事产生的相关车费需写明时间、地点和原因。附上车票。

2、 出差住宿标准是普通员工200元每晚，经理及以上级别是400元每晚，如若超过限额则需提供水单和说明，由领导批准。附上住宿发票。

3、 出差津贴需附出差津贴申请表，出发日和返回日精确到具体时刻。早上9点及9点前出发报早餐费20元，中午12点及12点及12点之前出发报午餐给40元，晚上6点及6点以后返回报晚餐费40元，当天出发当天返回可报50元，司机报40元。每位员工一个月的出差津贴不能超过1000元。附上发票，发票应为出差当地的定额或者机打发票，也可为出差前一个月成都的发票。

4、 出差报销费用员工需事先预估，在出差费用填好预算金额，经理审批，实际发生金额大于预算金额不予报销。

每种费用报销需在公司当月的报销区间内，成都各部门报销区间为上月20号至本月20号，成都二级分公司报销区间为上月15号至本月15号。跨越报销区间的报销费用，由员工本人写上情况说明获得部门经理签字审批后，方可报销。规定提供发票的费用，发票必须有公司名称作为抬头，所有不符合报销制度的报销册退还员工修改才可报销。

三、 公司费用报销流程

      报销单据或凭证打印                审核签字              

                                        

      审核                审批                签批

                 

 审核支付                                           

 

总结得出 ，蒂森电梯有限公司成都分公司的报销制度比较正规完整，但依然有很多不足的地方还需改正，具体存在的问题有：

(一) 财务报销凭证不完整。员工填写报销内容不完整，并未按照相关规定填写正确的金额，存在漏填、少填、不填等现象。很多员工填写报销凭证太过随意，日期栏漏填，字迹混乱，金额错误，票据不合格，经理未审批等一系列问题，如出租车票报销金额与车票总金额不一致，手机票未贴。

(二) 财务报销凭证不真实。报销凭证上的经济业务与实际发生不一致。个别员工将一次交际费用采用不同发票分为两次报销，且有些本不该产生的费用员工也在报销。很多报销提供票据在审核过程中发现不是正规发票，一次交际应酬费提供票据不是同一家饭店的发票，这些都是个别员工通过欺骗手段骗取报销的行为。

(三) 财务报销审核不够细致。公司员工每月报销大约400多份，审核人员分为初审、二审，初审是报销审核最重要的环节，但初审财务人员只有一名，二审财务人员为两名，初审人员由于工作量较大初审效果无法充分达到，报销审核某些环节存在疏漏。

(四) 财务报销监督力度不够强大。由于每月报销份数较多，使得监督力度相对薄弱，报销审核人员也只是根据财政政策和公司规定审核报销，完成工作任务。在审核过程中存在问题的报销修改后增加金额后未得到经理批准即报，员工实际报销金额没有得到合理的控制和了解，最后导致预算金额与实际金额不符，从而审核报销的真正意义还未达到，无法充分运用公司资金。

(五) 财务报销预算约束力不够。财务预算是费用支出和财务报销的依据，对于预算的控制力度不够强硬，员工预算费用太过随意，对于超出预算费用的报销没有严格控制，存在很多资金漏洞。

(六) 财务报销规定时间太随意。对于跨越区间的费用报销没有严格控制，单方面得到经理审批即可报销的过程中，员工反而产生了更多的报销费用，从而使得报销总金额不断增加，公司费用报销资金增多，公司利益受到一定损失。

(一) 其他福利费

1、 加班费用应严格按照加班时间规定报销金额，提供的加班餐补票据必须为公司附近或家附近餐馆的发票，若为机打发票必须是当天加班时间的发票，如是定额发票需连号且真实。

报销人→部门经理→财务审核→总经理→财务经理→出纳→付款→结束

(二) 市内交通费

1、 定额发票同趟车必须连号，往返出租车公司相同写情况说明经理批准。

2、 油票的过路费必须是该月报销区间内，不在该月区间一律不报。

3、 私车公用写上车辆的车牌号。

报销人→部门经理→财务审核→总经理→财务经理→出纳→付款→结束

(三) 移动通讯费

报销人→部门经理→财务审核→总经理→财务经理→出纳→付款→结束

(四) 差旅费

1、 住宿费报销每人需提供水单

2、 若有交际应酬费，写明交际应酬发生时间，扣除对应时间出差餐补津贴。

3、 出差报销先与行政部经理批准，再告知部门经理得以批准，未批准的出差费用一律不予报销。

报销人→部门经理→财务审核→总经理→财务经理→出纳→付款→结束

(五) 交际应酬费

1、 同一客户在同一地点不同时间发生的应酬写情况说明经理批准，防止员工故意重报。

2、 发票须为同一地点且连号，发票必须有两个章，章印清晰。

3、 应酬目的详细写明，经理审批。

报销人→部门经理→财务审核→总经理→财务经理→出纳→付款→结束

六、 对公司费用报销制度的个人见解

(一)根据《中华人民共和国会计法》规定，财务凭证必须真实、合法，并且记载的各项内容不能涂改，金额有误的不能在凭证上更正应该重开。对于不真实、不合法的凭证不予接受，并向单位负责人报告，对记载不准确、不完整的凭证予以退回，并按照国家统一会计制度更正、补充。

1、 报销员工需亲笔、正楷、完整填写各报销单据，不能漏填、少填，规范使用可长久不掉色的黑色签字笔填写，报销单上的金额不能随意涂改，一旦涂改退回重写。

2、 发票应当真实合法，带有税务局监制章和单位公章，章必须清晰可见。粘贴票据时，将胶水涂抹在票据左侧的背面，沿粘贴单左上方从左到右，自上而下错开，呈鱼鳞状依次地粘贴，保持票据的左侧和上方不超出粘贴单边界，保证票据翻阅方便。对于不合格的发票予以打回重新补充。

3、 报销金额应与票据金额一致，若报销金额小于发票金额，应在发票旁边注明实报金额；若报销金额大于发票金额，则退回补票。

(二)员工报销费用事由需合理，必须经由部门经理审批，实行“有计划”报销，对于想通过费用报销获取利益的行为给予警告，差旅费用与交际应酬费员工应事先预估金额并由经理审批，实际发生金额应在预算内。所以加强费用管理是审核费用报销的前提，应该以“精打细算、合理安排”为原则严格控制费用报销。

(三)严格控制员工交报销凭证的时间。跨越区间的员工报销不仅需要得到部门经理的批准，员工本人必须详细说明情况，对于跨越区间较长的报销费用得到总经理审批方可报销。

(四）财务报销制度是财务报销工作的标准，建立健全的内部财务报销制度是搞好财务报销工作的重要环节。首先需要完善的是基础财务制度，其次需要完善的是企业内部控制制度，包括制定财务报销规范手册，制定各类业务票据审核流程，让员工了解报销制度，财务会计人员可以定期或者不定期地对员工进行财务知识和有关票据法规的培训，让员工熟悉财务制度，从而减少不合格的报销份数，加大工作效率。

(五)保证财务报销制度的稳定性和灵活性。在不违反国家统一财务制度的前提下，公司可根据企业外部环境的变化和企业经营业务的特点，定期地对财务制度进行调整和改进。在建立和完善公司财务制度的过程中，要保证制度的严肃性，也要保证制度的实用性，要与市场经济环境相适应。

(六)做好监督管理工作。财务部门应该不定期对各部门费用报销情况进行检查，审核入账费用是否按照审批项目和金额，记载内容是否合理，一旦发现问题及时改正，在检查过程中不断发现财务制度的不足加以更正使得费用报销制度不断完善。

 

 [1]《企业费用报销监管问题及对策的思考》刘承娟 现代经济信息 2014年02期

[2]《外贸企业财务管理存在的问题及应对策略浅析》 周琳 中国总会计师 2014年07期