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所谓知识共享，就是个人、团队和组织的显性、隐性知识通过各种共享手段为其他成员所共同分享，从而转变为组织知识财富的过程。在一个报业集团的组织中，知识可分布在组织内部员工个体、团队(部门、子报) 、报业集团等不同层面的知识主体之中，并在这些不同的知识主体中传递和转化。
该系统的用户为知识共享网站，需要经常发布一些知识信息，如何能有效地管理和发布知识信息呢？最初用户的需求为：“该知识信息系统具有一般知识信息系统的功能，同时具有知识信息审核和不同管理员不同管理权限的功能” 。
通过对其它一些知识信息系统的调查发现，一般知识信息系统功能如下：
◆ 前台按分类显示知识信息；
◆ 搜索知识信息；
◆ 后台管理：
● 添加、删除和修改知识信息
● 添加、删除和修改用户
● 添加、删除和修改知识信息分类
● 添加知识信息
根据网站知识信息发布管理的实际需求，在首页中能显示最热门知识信息、头条知识信息和最近发布的几条知识信息等，同时在后台发布知识信息时可以添加图片，也可以添加HTML语法，在前台能自动根据所显示的图片和HTML语法来显示知识信息。
在后台管理中，因为有权限的管理员才能登录管理后台，所以需要有个登录验证模块，而且需要根据用户权限的不同显示不同的管理目录，在管理知识信息和用户时，当数据少时管理起来还比较方便，如果一多则想找到某条知识信息或某个用户就很难，所以需要有个查找（知识信息标题、用户）模块用于查找知识信息或用户。
根据以上需求分析，该系统要实现的主要功能为：
◆ 前台显示知识信息部分
● 用户登录区
● 显示最热门的前几条知识信息
● 显示推荐的前几条知识信息
● 显示最新的前几条知识信息
● 搜索知识信息功能
● 显示所有知识信息分类）
● 按分类/部门显示其下的所有知识信息
● 知识信息详细信息浏览阅读
● 图片知识信息（自动生成缩略图）以滚动形式在首页显示且只显示前几条
◆ 后台管理部分
● 登录验证
● 根据权限显示相应的管理目录
● 添加、修改和删除知识信息
● 管理发布知识信息
● 管理审核知识信息
● 分类管理
● 用户管理
