本文介绍了该公司在使用SAP Business One时的配置情况。根据公司具有大量重复繁琐的主数据的这一特点进行配置，更有效的完成了管理的要求。按照该公司提出的业务流程来控制，主要是针对销售、采购、库存、财务几个模块。并运用SQL Server 2000来编写报表的查询和警报，使其复杂的工作简单化。从而实现企业信息管理系统最大的作用，成为一套行之有效的实施方案。
项目背景
XX公司是一家专业从事国际贸易的企业，以电子系列产品及其配套件为主，产品销往全球各地。随着公司业务的高速发展，XX公司管理阶层已经意识到企业管理系统化、规范化尤为重要。但目前仍是手工记账，企业管理流程全部停留于手工作业，这已不能满足日益发展的企业业务管理需求。为适应市场变化，积极响应客户要求，加强内部管理，XX公司最终选择了SAP Business One 解决方案。
3.2 系统实现的目标
3.2.1总体目标
1、将传统的、不规范的手工业务，转换成为规范的系统流程。以业务管理流程为主线，以资金、产品为要素，体现时间价值，提高管理水平，加强成本控制，减少内耗。
2、企业内部统一的管理制度通过信息系统能够得以贯彻执行。加强对物流的监控职能，满足企业对其业务流程的管控，从接收产品询盘、销售报价、外贸合同（销售订单）、内贸合同（采购订单）、采购收货、销售交货，到财务成本费用核算、收付款、财务报表等，各环节梳理顺畅，任务清晰，资料档案规范，方便查询统计。
3、加强对库存产品的监管，如工厂的仓库、租用的仓库、公司的样品仓等，做到有账可查，数据清晰，控制成本。能够实时真实的反映产品的分布状态、产品的库存情况等，有效的发挥系统的控制功能。
4、统一合同编码，按合同编码关联相关单据，便于核算及查询；从不同角度清晰地反映出各种相关数据的勾稽关系。
5、通过分不同阶段，按事务对业务文档进行管理，权责划分清晰，方便追溯查询，加强管控。
6、全面提升管理分析能力，支持业务数据多层次、多角度的全程分析。
7、具备综合查询、统计分析功能，以备业务管理部门、财务管理部门、主管领导等进行数据查询和分析决策。
8、管理控制各流程节点，处理这些关键业务的审核、批准及变更等管理要求，部门之间衔接顺畅，单证流转顺畅。
3.2.1价值体现
在达成上述目标后在企业管理的价值体现，应表现在以下几个方面：
1、财务业务一体化：以公司的财务管理为核心，紧扣公司运营的整体效益，快速反映公司各项业务工作的盈利水平，并使公司的各个业务部门的工作真正成为一个有机体。同时通过系统中的业务单据流间的基于关系，形成公司业务的流水线管理模式，以达成公司的扁平化管理要求。
2、计划：在公司的业务进入一个稳定的成长期过程中，公司业务有计划地运作，是防止因阶段目标不清晰而造公司业务大起大落的有效手段。同时还可以及时地发现问题并解决问题，并有效地保证公司业务的健康发展。因此，通过系统数据产生相关的销售计划、采购计划及费用预算，并利用系统的预算对比功能，可以有效地进行计划的有效执行。
3、协同：将公司业务工作的各个部份划分成为业务流上的不同的岗位角色，在同一个业务数据源头（如销售报价单、销售订单）的基础上各司其责，将会有效地提高公司业务运作的整体效率，降低内部管理成本。同时也能为业务的管控及考核提供有效的执行平台及统计依据。
4、管控：制定明确量化的管理阈值，以此对业务操作进行例外管理，一则刚性化公司的管理制度；二则将管理人员从繁琐的日常工作解脱出来；三则给予员工以充分的空间和信任，简化企业人际关系；四则让公司管理层对业务进行事前、事中的管理，减少公司运作风险。
5、标准：能系统化操作实践，为公司的运作创建一个优化的业务管理模型，为公司的发展确立一个可复制的模板，对新的业务及新的实体的运行管理带来可预见性，并且节省开办成本，从而规避公司发展过程的风险。
6、高效准确：基于一体化系统管理的特性，可以为业务管理及运作提供快速准确的业务数据，一则减少了大量的的无效劳动（如业务对帐、业务部分的数据传递），有效地降低业务运作中的沟通成本；二则有助于快速决策；三则提高决策的定量化程度。
3.3项目功能要求
1、订单的利润预算
跟单员和业务员在报价和计算佣金的时候能够关联相关信息做为订单下达的参考依据。在报价时能方便地查询此订单相关的成本、历史报价、预计利润、预计利润率、以往的销售记录、产品信息等。
2、单据审批
对企业业务流程的各关键单据，需由各主管部门（如总经理、业务经理、财务经理等）进行审核控制，需要系统能够自由设置权限来自动实现“流程触发”的审批功能，审批完成后单据的自动转到下个流程处理。超出权限的自动提报给指定上级审批。
3、信用额度的控制
要求通过系统的实施尽量减小资金风险，其中重点控制客户的信用额度。同时对信用额度还能结合业务员和跟单员进行多级设置，自由搭配。公司领导掌据信用额度的控制权限，可对不同的部门、个人、客户进行信用额度的控制。
4、应收款帐期的管理
企业能实时掌握各客户业务往来情况。对超过付款期限的应收款进行设定阈值的自动警报提醒。
5、数据穿透
业务报表不仅能查看汇总结果，而且要有强大的数据穿透功能，可以查看至明细数据及最原始的业务单据。业务订单可以上下游追溯。
6、费用核算
与外贸合同相关的费用（包括在出货中所产生的所有费用：报关费，码头建设费，商检费，拖柜费，查柜费，外运仓库单证费，外运仓库报关费，外运仓库登记费，外运仓库请车费，工厂到仓库的运输费，工厂到公司的寄样费，验货员的出差费，补助费，其他速递费等等），计入订单成本，系统中能控制并核算订单产生的相关费用，以及其他的经营费用（签定订单前后发生的寄样费等）。能够按订单和客户去核算发生的费用，从而能够核算出相应的销售成本。通过管理的费用能自动产生相应的财务凭证和报表，实现费用与业务活动的紧密关联。
7、统一的消息预警机制
系统使用者间的的信息自动交互中心，其中包含了日常事务的提醒，待审批的业务提醒，业务预警信息的警示，以及各类通知和自动任务等。可设置任意时间间隔反复提醒或一次性提示。
8、销售业务集中管理
对整个公司销售情况进行统计分析，同时对公司销售业务通过审批流程，在一定的量化指标控制下进行全程监控。
9、集中的财务管理
对整个公司的财务和资金状况进行统一管理和监控分析。同时对客户的信用额度、应收账款及费用情况进行管理和监控。在财务分析上提供企业经营状况分析等方面的分析报表。具备业务单据对财务凭证的自动结转功能，实现财务报表的自动生成。
